Nội quy lao động công ty: có bắt buộc đăng ký với Sở không?

Khi đội ngũ bắt đầu đông lên, nhiều chủ doanh nghiệp mới đặt câu hỏi: nội quy lao động có bắt buộc đăng ký với cơ quan quản lý không, hay chỉ cần dán ở văn phòng là đủ? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô lao động của công ty bạn. Bài viết giải thích rõ khi nào phải đăng ký, nội quy cần những nội dung gì và quy trình thực hiện ra sao.

Nội quy lao động là gì và vì sao công ty nhỏ cũng nên có

Nội quy lao động là văn bản do doanh nghiệp ban hành, quy định các chuẩn mực ứng xử, kỷ luật và trách nhiệm tại nơi làm việc. Đây là căn cứ quan trọng nhất khi doanh nghiệp cần xử lý kỷ luật lao động: không có nội quy hợp lệ, doanh nghiệp gần như không có cơ sở để xử lý nhân sự vi phạm. Vì vậy, ngay cả khi công ty chỉ có vài người, một bản nội quy rõ ràng vẫn giúp mọi việc vận hành trơn tru và công bằng.

Khi nào bắt buộc đăng ký nội quy lao động

Theo quy định pháp luật về lao động hiện hành, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc đăng ký, nhưng vẫn cần có quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, có thể thể hiện trong nội quy hoặc hợp đồng lao động.

Nội dung chính cần có trong nội quy lao động

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: giờ vào ca, nghỉ giữa giờ, làm thêm giờ.
• Trật tự tại nơi làm việc: phạm vi đi lại, giao tiếp, quy tắc ứng xử.
• An toàn, vệ sinh lao động: trang bị bảo hộ, quy trình an toàn theo đặc thù ngành.
• Phòng, chống quấy rối tại nơi làm việc: quy định cấm và trình tự xử lý.
• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ: phạm vi thông tin cần bảo mật.
• Hành vi vi phạm, hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất: liệt kê cụ thể, tránh quy định chung chung.

Quy trình đăng ký nội quy lao động

1. Soạn dự thảo nội quy phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
2. Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp đã có tổ chức này.
3. Ban hành nội quy và chuẩn bị hồ sơ đăng ký gồm văn bản đề nghị, nội quy lao động và các tài liệu liên quan.
4. Nộp hồ sơ đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh theo phân công tại địa phương.
5. Cơ quan tiếp nhận xem xét; nếu nội quy có nội dung chưa phù hợp quy định, doanh nghiệp được hướng dẫn sửa đổi rồi đăng ký lại.
6. Niêm yết nội quy tại nơi làm việc và phổ biến đến toàn bộ người lao động.

Thực tế khi đồng hành cùng các công ty mới, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống doanh nghiệp tải một mẫu nội quy lao động trên mạng về dùng nguyên văn, trong đó có những điều khoản không khớp với ngành nghề và ca làm việc thực tế. Khi phát sinh tranh chấp, các điều khoản chép máy móc này rất khó áp dụng. Lời khuyên là dùng mẫu làm khung, nhưng phải rà từng mục theo vận hành thật của công ty, giống như cách bạn chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp sát với thông tin thực tế ngay từ đầu.

Lưu trữ và cập nhật nội quy

Nội quy lao động đã đăng ký là một phần trong bộ tài liệu quản trị mà doanh nghiệp cần lưu trữ cùng hồ sơ doanh nghiệp một cách hệ thống. Khi công ty thay đổi mô hình làm việc, mở thêm chi nhánh hoặc điều chỉnh chính sách kỷ luật, bạn cần sửa đổi nội quy và thực hiện lại thủ tục đăng ký cho phần thay đổi. Giữ một bản điện tử có đánh số phiên bản giúp bạn theo dõi lịch sử điều chỉnh dễ dàng.

Câu hỏi thường gặp

Không đăng ký nội quy thì có sao không?

Doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký mà không thực hiện có thể bị xử phạt hành chính theo quy định, và quan trọng hơn là mất căn cứ xử lý kỷ luật khi có vi phạm. Việc đăng ký không phức tạp, nên hoàn thành sớm để yên tâm vận hành.

Công ty 5 người có cần nội quy bằng văn bản không?

Không bắt buộc đăng ký, nhưng rất nên có văn bản. Nội quy văn bản giúp nhân sự mới nắm luật chơi ngay từ ngày đầu và là cơ sở rõ ràng khi cần nhắc nhở, xử lý vi phạm.

Bắt đầu công ty với nền tảng giấy tờ vững chắc

Nội quy lao động chỉ là một mảnh ghép trong bức tranh vận hành. Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty, hãy xem trước quy trình thành lập doanh nghiệp từng bước và các gói dịch vụ để được lo từ giấy phép đến chữ ký số, hóa đơn điện tử trong một đầu mối. Nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.