Con dấu doanh nghiệp: quy định mới nhất năm 2026

Nhiều người mới mở công ty vẫn hình dung con dấu là thứ phải xin phép, phải đăng ký mẫu rồi mới được dùng. Thực tế, con dấu doanh nghiệp quy định hiện hành theo hướng trao quyền chủ động cho doanh nghiệp: bạn tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng dấu, miễn là dùng nhất quán và quản lý chặt. Bài viết tổng hợp những điểm cần nắm trong năm 2026 để công ty mới dùng dấu đúng ngay từ ngày đầu.

Doanh nghiệp được chủ động gì với con dấu

Theo quy định pháp luật hiện hành về doanh nghiệp, công ty được tự quyết định mẫu con dấu của mình: hình tròn, vuông hay hình thức khác, một dấu hay nhiều dấu cho trụ sở và chi nhánh, nội dung thể hiện những thông tin nào. Trên thực tế, mẫu con dấu công ty phổ biến nhất vẫn là dấu tròn thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp, vì ngân hàng và đối tác đã quen nhận diện dạng này. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, nên chỉ cần khắc một dãy số là đủ.

Có còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh không

Đây là thắc mắc phổ biến nhất. Hiện nay doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng như giai đoạn trước. Việc đăng ký doanh nghiệp từ 01/07/2025 thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP với tinh thần số hóa và đơn giản hóa thủ tục, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu của mình. Nói cách khác, khâu thông báo con dấu doanh nghiệp đã được lược bỏ, đổi lại doanh nghiệp phải tự xây quy chế dùng dấu nội bộ cho nghiêm túc.

Nội dung nên có trên mẫu con dấu công ty

• Tên doanh nghiệp: ghi đúng tên trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, kể cả loại hình TNHH hay cổ phần; nếu bạn còn phân vân giữa hai mô hình, xem bài TNHH hay cổ phần, chọn loại hình doanh nghiệp nào.
• Mã số doanh nghiệp: giúp đối tác tra cứu nhanh và khớp với hóa đơn, hợp đồng.
• Địa danh nơi đặt trụ sở: không bắt buộc nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn khắc để rõ ràng.
• Tránh chi tiết dễ thay đổi: không nên khắc địa chỉ chi tiết hay số điện thoại lên dấu, vì mỗi lần thay đổi lại phải khắc dấu mới.

Quản lý và sử dụng con dấu: trách nhiệm thuộc về ai

Điều lệ hoặc quy chế nội bộ nên ghi rõ ai giữ dấu, đóng dấu trong trường hợp nào và ai được ủy quyền khi người giữ dấu vắng mặt. Thực tế khi xử lý hồ sơ, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống công ty hai thành viên không thỏa thuận trước việc giữ dấu, đến khi mâu thuẫn thì một bên giữ dấu, một bên giữ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mọi giao dịch ngân hàng đứng im. Một quy chế một trang giấy ngay từ đầu rẻ hơn rất nhiều so với chi phí giải quyết về sau. Với doanh nghiệp tư nhân, chuyện này đơn giản hơn vì chủ doanh nghiệp toàn quyền quyết định, nhưng đổi lại chủ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình.

Con dấu trong thời chứng từ điện tử: vẫn cần nhưng vai trò đổi khác

Hóa đơn điện tử, tờ khai thuế online và hợp đồng ký số khiến con dấu vật lý không còn xuất hiện trên mọi giấy tờ như trước; chữ ký số đảm nhận phần lớn giao dịch với cơ quan thuế và ngân hàng. Tuy vậy dấu vật lý vẫn cần cho hợp đồng giấy, biên bản, hồ sơ ngân hàng và giao dịch với đối tác truyền thống. Vì thế trình tự hợp lý sau khi nhận giấy phép vẫn là khắc dấu và làm bảng hiệu trước, rồi đến chữ ký số và hóa đơn điện tử. Nếu chưa rõ nên tự làm sổ sách hay giao bên ngoài ngay từ đầu, bài doanh nghiệp mới nên thuê kế toán hay tự làm phân tích chi tiết từng phương án.

Câu hỏi thường gặp

Công ty được khắc bao nhiêu con dấu?

Doanh nghiệp tự quyết định số lượng. Công ty có chi nhánh ở xa thường khắc thêm dấu cho chi nhánh để tiện giao dịch, quan trọng là quy chế nội bộ ghi rõ dấu nào dùng cho phạm vi nào.

Đổi tên công ty thì con dấu cũ còn dùng được không?

Không nên. Tên trên dấu phải khớp tên đăng ký hiện tại, vì vậy sau khi đổi tên bạn cần khắc dấu mới và thu hồi, hủy dấu cũ để tránh bị lợi dụng.

Mất con dấu thì làm thế nào?

Bình tĩnh khắc dấu mới và thông báo cho ngân hàng cùng các đối tác đang giao dịch. Quy trình chi tiết được hướng dẫn trong bài riêng về xử lý khi mất con dấu công ty.

Nhận giấy phép xong có ngay con dấu chuẩn cùng DoanhNghiep360

Trong quy trình dịch vụ của DoanhNghiep360, khâu khắc dấu được lo liền sau khi có giấy phép kinh doanh bản điện tử, cùng một đầu mối từ giấy phép đến chữ ký số, hóa đơn điện tử. Bạn không phải tự tìm chỗ khắc hay lo dấu sai thông tin. Xem thêm các việc cần làm sau giấy phép hoặc nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.