Sổ sách kế toán năm đầu cần mở những gì?

Nhiều chủ doanh nghiệp mới nhận giấy phép xong mới giật mình: sổ sách kế toán năm đầu cần mở gì để vừa đúng quy định, vừa không tốn thời gian vào những cuốn sổ chẳng bao giờ dùng đến? Tin tốt là công ty nhỏ không cần cả chục loại sổ như nhiều người nghĩ. Bài viết này liệt kê bộ sổ tối thiểu theo từng quy mô, để bạn mở đúng và đủ ngay từ tháng đầu hoạt động.

Vì sao phải mở sổ ngay từ khi mới hoạt động

Sổ kế toán là nơi ghi chép toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty theo trình tự thời gian. Dù tháng đầu bạn chưa có doanh thu, các khoản chi như khắc dấu, mua chữ ký số, thuê văn phòng đã phát sinh và cần được ghi nhận. Mở sổ muộn đồng nghĩa với việc sau này phải ngồi truy lại từng giao dịch, rất dễ sót. Việc mở sổ nên nằm trong danh sách việc cần làm sau khi nhận giấy phép kinh doanh, cùng nhóm với kê khai thuế ban đầu.

Bộ sổ kế toán tối thiểu cho công ty mới

Theo chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hình thức ghi sổ phổ biến nhất hiện nay là nhật ký chung. Với hình thức này, bộ sổ tối thiểu gồm:

• Sổ nhật ký chung: ghi mọi nghiệp vụ theo trình tự thời gian, là xương sống của cả hệ thống sổ.
• Sổ cái các tài khoản: mở cho từng tài khoản công ty thực sự sử dụng như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, doanh thu, chi phí.
• Sổ quỹ tiền mặt: theo dõi thu chi tiền mặt hằng ngày, đối chiếu được với số tồn quỹ thực tế.
• Sổ tiền gửi ngân hàng: mở riêng cho từng tài khoản ngân hàng, đối chiếu với sao kê hằng tháng.
• Sổ chi tiết công nợ: theo dõi phải thu, phải trả theo từng khách hàng và nhà cung cấp.

Mở thêm sổ nào tùy theo quy mô hoạt động

Nguyên tắc đơn giản: phát sinh đến đâu, mở sổ đến đó. Một công ty dịch vụ hai người không cần sổ kho; ngược lại, công ty thương mại mà bỏ qua sổ chi tiết hàng hóa thì cuối năm gần như không thể kiểm kê chính xác.

Lỗi mở sổ năm đầu mà công ty mới hay mắc

• Mở thừa sổ rồi bỏ trống: sổ đã mở mà không ghi gì cũng bị coi là thiếu sót khi kiểm tra. Chỉ mở sổ cho tài khoản thực sự phát sinh.
• Không đối chiếu sổ với ngân hàng: sổ tiền gửi lệch sao kê vài tháng liền mới phát hiện thì rất khó truy nguyên nhân.
• Ghi sổ dồn cuối quý: dồn việc ba tháng ghi một lần khiến chứng từ thất lạc, số liệu kê khai thuế dễ sai.
• Quên khóa sổ cuối năm: báo cáo tài chính năm phải nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính, nên sổ cần được khóa và chốt số dư trước thời điểm đó.

Thực tế khi hỗ trợ doanh nghiệp sau thành lập, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống công ty hoạt động cả năm chỉ có một tập hóa đơn kẹp trong cặp tài liệu, chưa hề vào sổ. Đến kỳ quyết toán, chi phí dồn lại không khớp với tờ khai từng quý, việc xử lý mất nhiều thời gian hơn hẳn so với ghi sổ đều đặn mỗi tháng. Nếu bạn không có người chuyên trách, cân nhắc sớm giữa hai phương án trong bài doanh nghiệp mới nên thuê kế toán hay tự làm.

Câu hỏi thường gặp

Công ty chưa có doanh thu có phải mở sổ không?

Có. Chỉ cần có nghiệp vụ phát sinh, kể cả mới chỉ là chi phí thành lập và góp vốn, công ty đã cần ghi sổ. Sổ sách đầy đủ từ đầu cũng giúp các khoản chi trước doanh thu được ghi nhận làm chi phí hợp lý về sau.

Dùng bảng tính Excel thay phần mềm kế toán được không?

Được, miễn là bảng tính thể hiện đủ nội dung của từng loại sổ và in ra được khi cơ quan thuế yêu cầu. Với công ty dưới vài chục nghiệp vụ mỗi tháng, bảng tính được thiết kế tốt là đủ dùng cho cả năm đầu.

Cần người dựng bộ sổ chuẩn ngay từ đầu? DoanhNghiep360 lo trọn

Trong gói dịch vụ thành lập của DoanhNghiep360, phần kê khai thuế ban đầu đã bao gồm tư vấn cách tổ chức chứng từ và sổ sách phù hợp với quy mô của bạn, một đầu mối từ giấy phép đến chữ ký số, hóa đơn điện tử. Bạn cũng có thể xem trước hồ sơ cần chuẩn bị khi mở công ty hoặc nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.