Quy trình tạm ứng công ty và cách thanh toán

Nhân viên cầm 10 triệu đi mua vật tư, hai tuần sau mang về một xấp hóa đơn lẫn lộn và một con số không khớp với tiền đã đưa: đây là tình huống quen thuộc ở các công ty chưa có quy trình. Chuẩn hóa tạm ứng công ty quy trình bốn bước từ lập phiếu đến thanh lý giúp bạn biết chính xác ai đang giữ bao nhiêu tiền của công ty, chứng từ nào còn thiếu, và khoản nào đã hoàn tất. Bài viết hướng dẫn cách làm gọn nhẹ cho doanh nghiệp nhỏ.

Tạm ứng là gì và vì sao phải có quy trình

Tạm ứng là khoản tiền công ty giao trước cho nhân viên để thực hiện một công việc cụ thể: mua hàng, đi công tác, trả chi phí sự kiện. Tiền đã ra khỏi quỹ nhưng chưa thành chi phí, vì chưa có chứng từ chứng minh đã chi vào việc gì. Khoản treo này nếu không theo dõi sẽ phình to dần: người này nợ vài triệu, người kia nợ vài triệu, cuối năm quỹ hụt mà sổ sách không giải thích được. Mỗi cá nhân nhận tạm ứng cần được theo dõi riêng trên sổ chi tiết, cùng hệ thống với bộ sổ kế toán mở trong năm đầu.

Bước 1: lập giấy đề nghị tạm ứng

Người cần tiền lập giấy đề nghị tạm ứng với các nội dung tối thiểu: họ tên và bộ phận, số tiền xin ứng, lý do cụ thể, thời hạn hoàn ứng dự kiến. Lý do càng cụ thể càng tốt, ví dụ "mua 50 thùng vật tư theo đơn hàng A" thay vì "chi việc công ty". Giấy đề nghị được người có thẩm quyền duyệt trước khi chi tiền; ở công ty nhỏ, người duyệt thường là giám đốc.

Bước 2: chi tiền và ghi nhận

Kế toán hoặc thủ quỹ lập phiếu chi kèm giấy đề nghị đã duyệt, người nhận tiền ký xác nhận. Nếu chuyển khoản, lưu chứng từ ngân hàng kèm bộ hồ sơ. Ngay lúc này, khoản tạm ứng được ghi vào sổ theo dõi theo từng người, để bất kỳ lúc nào cũng trả lời được câu hỏi: ai đang giữ bao nhiêu tiền tạm ứng của công ty.

Bước 3: sử dụng tiền và tập hợp chứng từ

Trong quá trình chi tiêu, người nhận tạm ứng lấy hóa đơn mang tên công ty cho mọi khoản mua, không lấy hóa đơn mang tên cá nhân. Lưu ý quan trọng: khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên nên thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ và tính chi phí, nên với đơn hàng lớn, phương án tốt hơn là công ty chuyển khoản thẳng cho nhà cung cấp thay vì đưa tiền mặt qua nhân viên. Tiêu chí của một bộ chứng từ đạt chuẩn xem tại bài chứng từ hợp lệ là gì và cách kiểm tra.

Bước 4: thanh lý tạm ứng

Thực tế khi rà soát sổ sách cho doanh nghiệp nhỏ, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp khoản tạm ứng của chính giám đốc treo từ đầu năm đến cuối năm không thanh lý, vì "tiền của mình ứng cho công ty mình, hoàn làm gì". Đến kỳ quyết toán, khoản treo này khiến số dư quỹ không khớp thực tế và phải mất công bóc tách lại từng giao dịch. Giám đốc cũng cần hoàn ứng như mọi nhân viên khác, đó là cách giữ sổ sách sạch.

Câu hỏi thường gặp

Tạm ứng có liên quan gì đến công nợ không?

Có. Tạm ứng bản chất là khoản phải thu nội bộ đối với nhân viên, được theo dõi và đối chiếu định kỳ tương tự công nợ với khách hàng. Cách lập bảng theo dõi chung xem tại bài theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp.

Công ty hai ba người có cần đủ bốn bước không?

Cần, nhưng có thể gọn: giấy đề nghị và bảng kê hoàn ứng làm trên một mẫu chung, duyệt qua chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận có lưu lại. Quan trọng là ba thứ không được bỏ: lý do ứng, chứng từ chi và thời hạn hoàn.

Dựng nề nếp thu chi ngay khi mở công ty cùng DoanhNghiep360

Quy trình tạm ứng vận hành tốt khi công ty có tài khoản ngân hàng, hóa đơn và bộ máy kê khai chuẩn từ đầu. DoanhNghiep360 lo trọn các bước này trong gói dịch vụ thành lập, một đầu mối từ giấy phép đến chữ ký số, hóa đơn điện tử; xem thêm hồ sơ cần chuẩn bị hoặc nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.