Theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Doanh thu trên sổ tăng đều nhưng tài khoản ngân hàng vẫn mỏng: rất nhiều công ty nhỏ rơi vào cảnh này vì tiền nằm ở chỗ khách hàng chưa trả. Việc theo dõi công nợ khách hàng nhà cung cấp không cần phần mềm phức tạp; một bảng tính được thiết kế đúng cùng lịch đối chiếu đều đặn là đủ để bạn biết ai đang nợ mình bao nhiêu, mình đang nợ ai bao nhiêu và khoản nào sắp quá hạn. Bài viết hướng dẫn cách dựng hệ thống đó.

Hai chiều công nợ cần theo dõi song song

Công nợ phải thu là tiền khách hàng còn nợ công ty sau khi đã nhận hàng hoặc dịch vụ. Công nợ phải trả là tiền công ty còn nợ nhà cung cấp. Hai chiều này quyết định dòng tiền: thu chậm hơn trả thì công ty thiếu tiền dù kinh doanh có lãi. Mỗi khoản công nợ đều bắt nguồn từ một hóa đơn, nên dữ liệu công nợ chính xác hay không phụ thuộc vào việc quản lý hóa đơn đầu vào đầu ra có nề nếp hay không.

Mẫu bảng theo dõi công nợ đơn giản cho công ty nhỏ

Lập hai trang riêng cho phải thu và phải trả trên cùng một file. Mỗi tuần cập nhật một lần theo hóa đơn mới phát sinh và tiền đã về tài khoản. Với công ty vài chục giao dịch mỗi tháng, việc này mất chưa đến một giờ mỗi tuần.

Đối chiếu công nợ định kỳ: việc nhỏ tránh hậu quả lớn

Cuối mỗi tháng, đối chiếu số dư trên bảng với sổ kế toán và sao kê ngân hàng. Cuối mỗi quý hoặc ít nhất cuối năm, gửi bảng xác nhận công nợ cho các đối tác lớn để hai bên ký xác nhận số dư. Biên bản đối chiếu này vừa giúp phát hiện chênh lệch sớm, vừa là bằng chứng quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp hoặc cần chứng minh khoản nợ khó đòi. Số liệu công nợ đã đối chiếu cũng là đầu vào bắt buộc khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN cuối năm.

Lỗi quản lý công nợ thường gặp ở doanh nghiệp mới

• Không quy định hạn thanh toán trong hợp đồng: nợ không có hạn thì không bao giờ "quá hạn", rất khó đòi.
• Theo dõi bằng trí nhớ: vài khách đầu còn nhớ, đến khách thứ hai mươi là bắt đầu sót.
• Không tách bạch tiền cá nhân và công ty: khách trả vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp khiến bảng công nợ và sổ sách lệch nhau.
• Quên cấn trừ hai chiều: một đối tác vừa là khách vừa là nhà cung cấp mà không đối chiếu chéo, dẫn đến đòi nợ nhầm số.

Thực tế khi hỗ trợ doanh nghiệp trẻ sắp xếp sổ sách, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống công ty bán hàng cho gần trăm khách lẻ qua mạng xã hội, tiền về lắt nhắt nhiều tài khoản, đến cuối năm không xác định nổi khoản nào đã thu đủ. Sau khi gom toàn bộ doanh thu về một tài khoản công ty và đưa lên một bảng công nợ duy nhất, việc đối chiếu từ chỗ mất cả tuần chỉ còn một buổi.

Câu hỏi thường gặp

Tạm ứng của nhân viên có tính là công nợ không?

Có, đó là khoản phải thu nội bộ. Cách lập phiếu, theo dõi và thanh lý được hướng dẫn riêng trong bài quy trình tạm ứng công ty và cách thanh toán.

Bao lâu nên gửi biên bản đối chiếu công nợ một lần?

Với đối tác giao dịch thường xuyên giá trị lớn nên đối chiếu mỗi quý; đối tác nhỏ lẻ thì tối thiểu một lần cuối năm trước khi khóa sổ. Quan trọng là biên bản có chữ ký xác nhận của cả hai bên.

Khởi đầu gọn gàng để công nợ không thành mớ rối

Tài khoản ngân hàng riêng của công ty, hóa đơn điện tử và sổ sách chuẩn ngay từ đầu là ba trụ cột giúp công nợ luôn minh bạch. DoanhNghiep360 thiết lập trọn các bước này theo quy trình một đầu mối, xem các gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp hoặc nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.