Quản lý hóa đơn đầu vào đầu ra như thế nào?

Hóa đơn là sợi dây nối giữa sổ sách kế toán và tờ khai thuế: chỉ cần sót một tờ đầu vào hoặc quên một tờ đầu ra, số liệu hai bên đã lệch nhau. Vì vậy quản lý hóa đơn đầu vào đầu ra bài bản ngay từ những tháng đầu là cách rẻ nhất để công ty mới tránh phải giải trình và kê khai bổ sung về sau. Bài viết này gói gọn công việc đó trong quy trình ba bước, làm đều mỗi tháng chỉ mất vài giờ.

Hóa đơn đầu vào, đầu ra khác nhau thế nào

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn công ty nhận khi mua hàng hóa, dịch vụ, gắn với số thuế GTGT được khấu trừ và chi phí được trừ. Hóa đơn đầu ra là hóa đơn công ty xuất khi bán hàng, gắn với doanh thu và số thuế GTGT phải nộp. Hai dòng hóa đơn này gặp nhau trên tờ khai thuế GTGT mỗi kỳ, nên công ty mới cần hiểu rõ mình kê khai theo phương pháp nào, xem chi tiết trong bài công ty mới chọn phương pháp tính thuế GTGT nào.

Bước 1: thu thập và kiểm tra ngay khi phát sinh

Với hóa đơn đầu vào, quy ước với nhà cung cấp gửi file hóa đơn điện tử về một địa chỉ email duy nhất của công ty, không gửi rải rác vào hộp thư cá nhân của nhân viên. Nhận hóa đơn đến đâu, kiểm tra đến đó: đúng tên và mã số thuế công ty chưa, nội dung và số tiền khớp đơn hàng chưa. Tiêu chí kiểm tra chi tiết có trong bài chứng từ hợp lệ là gì và cách kiểm tra. Với hóa đơn đầu ra, nguyên tắc cốt lõi là xuất đúng thời điểm bán hàng, không gom cuối tháng xuất một thể.

Bước 2: ghi nhận vào bảng kê và sổ sách

Lập hai bảng kê riêng cho đầu vào và đầu ra, cập nhật ít nhất mỗi tuần. Mỗi dòng một hóa đơn với các cột tối thiểu như sau:

Số liệu từ bảng kê sau đó được ghi vào sổ kế toán tương ứng. Nếu bạn chưa rõ công ty mình cần những sổ nào, xem bài sổ sách kế toán năm đầu cần mở những gì.

Bước 3: đối chiếu trước khi nộp tờ khai

Trước hạn nộp tờ khai GTGT mỗi kỳ, đối chiếu ba nguồn với nhau: bảng kê hóa đơn, sổ kế toán và dữ liệu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế. Tổng giá trị và tiền thuế ở ba nguồn phải khớp nhau. Doanh nghiệp mới thành lập kê khai thuế GTGT theo quý, hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu quý kế tiếp; kỳ nào không phát sinh hóa đơn vẫn phải nộp tờ khai. Đối chiếu đều đặn theo kỳ giúp sai sót được phát hiện khi mới chỉ là một tờ hóa đơn, thay vì cả một quý số liệu.

Thực tế khi hỗ trợ doanh nghiệp mới, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống hóa đơn đầu vào nằm rải rác trong ba bốn hộp thư email của các nhân viên khác nhau. Đến kỳ kê khai, kế toán tổng hợp thiếu vài tờ, số thuế được khấu trừ giảm đi mà không ai nhận ra. Chỉ riêng việc gom hóa đơn về một đầu mối duy nhất đã loại bỏ phần lớn rủi ro này.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn đầu vào về trễ sau khi đã nộp tờ khai thì sao?

Bạn vẫn có thể kê khai khấu trừ vào kỳ phát hiện theo quy định hiện hành. Quan trọng là ghi chú rõ trên bảng kê để không bỏ sót và không kê trùng giữa hai kỳ.

Công ty chưa bán được hàng có cần làm gì với hóa đơn không?

Có. Hóa đơn đầu vào của giai đoạn chuẩn bị như thuê văn phòng, mua thiết bị vẫn cần thu thập và kê khai, vì đây là số thuế được khấu trừ và chi phí của công ty. Tờ khai kỳ đó dù không có đầu ra vẫn phải nộp đúng hạn.

Bắt đầu đúng với hóa đơn điện tử cùng DoanhNghiep360

Trong quy trình dịch vụ của DoanhNghiep360, hóa đơn điện tử được thiết lập sẵn sàng đăng ký với cơ quan thuế và đưa vào sử dụng ngay sau khi có giấy phép, kèm hướng dẫn xuất hóa đơn đúng từ tờ đầu tiên, một đầu mối từ giấy phép đến chữ ký số, hóa đơn điện tử. Tham khảo các gói dịch vụ hoặc nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.