Kế toán
Hóa đơn điện tử cho công ty mới thành lập: Cần biết gì?
Hồng NhungChuyên viên tư vấn · DoanhNghiep360Đọc 7 phút
Công ty mới chưa thể thu tiền "đàng hoàng" nếu chưa xuất được hóa đơn. Hóa đơn điện tử vì thế là một trong những việc đầu tiên cần hoàn tất sau khi nhận GPKD, đứng ngay sau chữ ký số. Bài này giải thích từ đầu cho người chưa từng làm: hóa đơn điện tử là gì, đăng ký thế nào, mua bao nhiêu số là đủ.
Hóa đơn điện tử là gì và vì sao cần ngay?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, ký và lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống điện tử, có mã xác thực của cơ quan thuế. Toàn bộ doanh nghiệp Việt Nam đã chuyển sang hóa đơn điện tử, không còn hóa đơn giấy tự in. Công ty mới cần đăng ký sớm vì 2 lý do:
- Không có hóa đơn là không bán được cho doanh nghiệp: khách công ty cần hóa đơn để hạch toán chi phí và khấu trừ thuế.
- Thủ tục cần thời gian chấp thuận: phải được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký sử dụng trước khi xuất tờ hóa đơn đầu tiên, nên đợi đến lúc có đơn hàng mới làm là trễ.
Các bước đăng ký hóa đơn điện tử sau khi có GPKD
Bước 1: Hoàn tất chữ ký số
Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp, vì vậy token phải có trước. Thứ tự đầy đủ các việc sau GPKD xem tại bài 8 việc cần làm ngay sau khi nhận GPKD.
Bước 2: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn
Các tên phổ biến: Viettel S-Invoice, MISA meInvoice, VNPT Invoice, FPT eInvoice. Chất lượng nghiệp vụ tương đương nhau vì cùng kết nối hệ thống của cơ quan thuế; khác biệt nằm ở giá gói, giao diện và việc tích hợp với phần mềm kế toán bạn dùng. Nếu đã dùng kế toán MISA thì chọn meInvoice cho liền mạch, tương tự với hệ sinh thái khác.
Bước 3: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua hệ thống, cơ quan thuế phản hồi chấp thuận trong thời gian ngắn nếu thông tin đầy đủ. Một lưu ý thực tế: cơ quan thuế có thể xác minh địa điểm hoạt động, vì vậy hãy treo bảng hiệu công ty tại trụ sở trước khi đăng ký để mọi việc suôn sẻ.
Nên mua bao nhiêu số hóa đơn cho năm đầu?
Hóa đơn bán theo gói số lượng (300, 500, 1.000 số...), dùng hết mua thêm rất nhanh nên đừng ôm gói lớn từ đầu. Cách ước lượng đơn giản: đếm số giao dịch phải xuất hóa đơn mỗi tháng rồi nhân 12, cộng dư 20%.
| Mô hình | Gói gợi ý năm đầu |
|---|---|
| Dịch vụ B2B, vài hợp đồng mỗi tháng | 300 số (gói nhỏ nhất) |
| Thương mại, bán buôn đều đặn | 300 đến 500 số |
| Bán lẻ xuất hóa đơn từng đơn hàng | 500 số trở lên, theo dõi và mua bổ sung |
Trong gói Đầy Đủ của DoanhNghiep360, hóa đơn điện tử được thiết lập và bàn giao sẵn cùng chữ ký số: nhận GPKD là hóa đơn sẵn sàng đăng ký với cơ quan thuế và đưa vào sử dụng, không phải tự đi làm từng bước ở trên.
Sai lầm phổ biến khi phát hành hóa đơn lần đầu
- Xuất hóa đơn trước khi được chấp thuận đăng ký: hóa đơn không hợp lệ, phải hủy và làm lại từ đầu.
- Sai thông tin người mua: tên công ty, mã số thuế của khách phải khớp tuyệt đối; sai một ký tự là khách không khấu trừ được và yêu cầu điều chỉnh.
- Quên xuất hóa đơn cho khoản đã thu tiền: doanh thu có thanh toán nhưng thiếu hóa đơn là rủi ro lớn khi cơ quan thuế đối chiếu dòng tiền.
- Chọn sai phương pháp GTGT từ đầu: phương pháp tính thuế quyết định mẫu hóa đơn bạn dùng. Xem bài chọn phương pháp tính thuế GTGT trước khi đăng ký.
Tóm lại
Hóa đơn điện tử không khó, nhưng có thứ tự và có chỗ dễ sai. Nếu muốn bỏ qua toàn bộ phần này, gói Đầy Đủ bàn giao công ty kèm hóa đơn sẵn sàng đăng ký với cơ quan thuế và đưa vào sử dụng, cùng hướng dẫn các việc sau khi có GPKD. Có tình huống cụ thể muốn hỏi (ngành đặc thù, xuất hóa đơn cho khách nước ngoài...)? Nhắn Zalo, chuyên viên DoanhNghiep360 giải đáp miễn phí trong ít phút.