Kế toán
Bảng lương công ty nhỏ làm đúng cách như thế nào?
Hồng NhungChuyên viên tư vấn · DoanhNghiep360Đọc 6 phút
Trả lương đúng hẹn mới chỉ là một nửa câu chuyện; nửa còn lại là chứng minh được khoản lương đó trên giấy tờ. Câu hỏi bảng lương công ty nhỏ làm thế nào cho đúng thực ra có lời giải khá gọn: một bảng duy nhất mỗi tháng, vừa thể hiện lương, vừa tính sẵn phần bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ. Bài viết hướng dẫn bạn dựng bảng đó từ đầu, phù hợp với công ty dưới 20 nhân sự.
Bảng lương dùng để làm gì ngoài việc trả lương
Với kế toán, bảng lương là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí nhân công. Lương chỉ trở thành chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi có đủ bộ ba: hợp đồng lao động, bảng lương có ký nhận hoặc chứng từ chuyển khoản, và bảng chấm công. Với cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế, bảng lương là căn cứ đối chiếu mức đóng BHXH và số thuế TNCN đã khấu trừ. Một bảng làm chuẩn phục vụ được cả ba mục đích.
Cấu trúc cột chuẩn của một bảng lương
| Nhóm cột | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thông tin nhân sự | Họ tên, chức danh, loại hợp đồng | Tách rõ nhân viên chính thức và cộng tác viên |
| Lương và phụ cấp | Lương thỏa thuận, phụ cấp, thưởng trong tháng | Khớp với hợp đồng lao động và quy chế lương |
| Ngày công | Công chuẩn, công thực tế, nghỉ phép | Lấy từ bảng chấm công, không điền tay tùy ý |
| Các khoản trừ | BHXH phần người lao động đóng, thuế TNCN khấu trừ | Tính trên mức lương đóng bảo hiểm đã đăng ký |
| Thực lĩnh và ký nhận | Số tiền thực trả, chữ ký hoặc mã chuyển khoản | Chuyển khoản thì lưu kèm sao kê ngân hàng |
Toàn bộ bảng nên lập trên bảng tính với công thức tự động: đổi ngày công là các cột sau tự tính lại. Cuối bảng có dòng tổng cộng để ghi sổ kế toán một lần, và bảng lương từng tháng được lưu cùng bộ sổ trong bài sổ sách kế toán năm đầu cần mở những gì.
Tích hợp BHXH và thuế TNCN ngay trong bảng
Thay vì làm ba bảng riêng, bạn thêm vào bảng lương các cột tính sẵn: mức lương đóng BHXH của từng người, phần trích theo lương do công ty đóng, phần khấu trừ vào lương của người lao động, rồi đến thu nhập tính thuế và số thuế TNCN khấu trừ trong tháng. Lưu ý là chế độ BHXH bao gồm cả giám đốc công ty một thành viên, nên đừng bỏ tên mình ra khỏi bảng chỉ vì bạn vừa là chủ vừa là người làm. Riêng khoản chi cho cộng tác viên không ký hợp đồng lao động, công ty có thể phải khấu trừ thuế trước khi chi trả, xem chi tiết trong bài khi nào khấu trừ thuế TNCN 10 phần trăm.
Mức đóng bảo hiểm và cách tính giảm trừ thuế TNCN thay đổi theo quy định từng thời kỳ. Trước khi chốt bảng lương tháng đầu tiên, đối chiếu với thông số hiện hành trên phần mềm BHXH hoặc nhờ người làm dịch vụ kế toán kiểm tra giúp một lần, các tháng sau chỉ việc dùng lại công thức.
Lỗi bảng lương thường gặp ở công ty mới
- Trả lương nhưng không có bảng lương: chuyển khoản đều đặn mỗi tháng mà thiếu bảng lương và chấm công thì chi phí lương vẫn yếu khi giải trình.
- Bảng lương lệch hợp đồng: hợp đồng ghi một mức, bảng lương một mức khác mà không có phụ lục điều chỉnh.
- Quên khấu trừ thuế TNCN: chi trả đủ 100 phần trăm cho người lao động rồi cuối năm mới phát hiện phần thuế đáng lẽ phải giữ lại.
- Không lưu chứng từ trả lương: trả tiền mặt nhưng không ai ký nhận, trả chuyển khoản nhưng không lưu sao kê.
Thực tế khi hỗ trợ doanh nghiệp sau thành lập, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống công ty ba nhân sự trả lương qua tài khoản cá nhân của giám đốc cho tiện. Đến khi làm hồ sơ vay ngân hàng và quyết toán thuế, dòng tiền lương không khớp với tài khoản công ty, phải mất nhiều buổi bổ sung giấy tờ giải trình. Trả lương từ tài khoản công ty ngay từ tháng đầu giúp tránh hẳn rắc rối này.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chỉ có một mình giám đốc thì có cần bảng lương không?
Nên có nếu giám đốc nhận lương. Bảng lương một dòng vẫn là chứng từ chi phí và là căn cứ đóng BHXH, vì giám đốc công ty một thành viên cũng thuộc diện tham gia bảo hiểm theo quy định.
Bảng lương có cần đóng dấu công ty không?
Quy định không bắt buộc đóng dấu từng bảng lương, nhưng bảng cần chữ ký của người lập và người duyệt. Nhiều công ty vẫn đóng dấu khi in lưu hồ sơ để bộ chứng từ chặt chẽ hơn.
Để DoanhNghiep360 dựng nền cho kỳ lương đầu tiên
Gói Đầy Đủ của DoanhNghiep360 bàn giao kèm phần mềm BHXH và phần kê khai thuế ban đầu, giúp bạn có sẵn công cụ chạy bảng lương chuẩn ngay tháng đầu, xem chi tiết tại các gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp và những việc cần làm sau khi có giấy phép. Nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.