Chi phí được trừ và không được trừ thuế TNDN

Lợi nhuận tính thuế của công ty không phải là doanh thu trừ mọi khoản đã chi, mà chỉ trừ những khoản được cơ quan thuế chấp nhận. Nắm rõ điều kiện để một khoản chi trở thành chi phí được trừ thuế TNDN vì thế ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp. Bài viết tổng hợp ba điều kiện nền tảng và 10 loại chi phí thường bị loại nhất khi quyết toán, để công ty mới chuẩn bị chứng từ đúng ngay từ đầu.

Ba điều kiện để một khoản chi được trừ

• Khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ sản xuất kinh doanh: chi cho hoạt động tạo ra doanh thu của công ty, không phải chi tiêu cá nhân.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: hóa đơn đúng thông tin, kèm hợp đồng, biên bản nghiệm thu khi cần. Tiêu chí cụ thể xem bài chứng từ hợp lệ là gì và cách kiểm tra.
• Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên: chuyển khoản từ tài khoản công ty và lưu chứng từ thanh toán kèm hóa đơn.

Thiếu bất kỳ điều kiện nào, khoản chi có thật đến đâu cũng có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ khi cơ quan thuế kiểm tra.

10 loại chi phí thường bị loại khi quyết toán

1. Mua hàng không có hóa đơn: biên nhận viết tay, tin nhắn chuyển khoản không thay thế được hóa đơn.
2. Hóa đơn sai tên, sai mã số thuế công ty: lỗi nhỏ nhưng đủ để cả tờ hóa đơn không được chấp nhận.
3. Hóa đơn từ 5 triệu trở lên nhưng trả bằng tiền mặt: vi phạm điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Chi tiêu cá nhân của chủ doanh nghiệp: ăn uống gia đình, du lịch riêng đưa vào chi phí công ty.
5. Lương không có hồ sơ đi kèm: trả lương thật nhưng thiếu hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, xem cách làm đúng trong bài bảng lương công ty nhỏ.
6. Khấu hao tài sản không phục vụ kinh doanh: xe, thiết bị dùng việc riêng nhưng trích khấu hao toàn bộ.
7. Tiền phạt vi phạm hành chính: phạt giao thông, phạt chậm nộp thuế không được tính vào chi phí được trừ.
8. Chi phí thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu: nhất là dịch vụ thuê ngoài giá trị lớn chỉ có mỗi hóa đơn.
9. Các khoản phúc lợi vượt mức khống chế: một số khoản chi cho người lao động chỉ được trừ trong giới hạn theo quy định hiện hành.
10. Chi phí không tương xứng quy mô: khoản chi bất thường so với doanh thu dễ bị yêu cầu giải trình và loại nếu thiếu căn cứ.

Cách bảo vệ chi phí ngay từ khi phát sinh

Nguyên tắc thực dụng nhất: chuẩn bị chứng từ tại thời điểm chi, không để "bổ sung sau". Trước mỗi khoản chi lớn, tự hỏi ba câu: khoản này phục vụ kinh doanh thế nào, hóa đơn chứng từ gồm những gì, thanh toán bằng kênh nào. Với khoản chi định kỳ như thuê văn phòng, làm sẵn bộ hồ sơ gồm hợp đồng và lịch thanh toán ngay từ đầu năm. Số liệu chi phí sạch sẽ theo từng quý cũng giúp việc tạm nộp thuế TNDN hằng quý sát thực tế, tránh dồn chênh lệch về cuối năm.

Thực tế khi hỗ trợ doanh nghiệp mới quyết toán, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp tình huống công ty thuê nhà của cá nhân làm văn phòng, trả tiền đều đặn nhưng không có hợp đồng thuê và không ai làm nghĩa vụ thuế cho khoản cho thuê đó. Cả năm tiền thuê nhà, một khoản chi lớn, đứng trước nguy cơ bị loại toàn bộ. Một bản hợp đồng rõ ràng ngay từ đầu giúp khoản chi này an toàn.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí trước khi thành lập công ty có được trừ không?

Một số khoản chi phục vụ việc thành lập có thể được tính vào chi phí của công ty nếu có đủ chứng từ và được tập hợp, phân bổ đúng cách. Hãy giữ lại toàn bộ hóa đơn giai đoạn chuẩn bị và trao đổi với người làm kế toán ngay khi công ty đi vào hoạt động.

Khoản chi có hóa đơn nhưng quên chuyển khoản thì cứu được không?

Nếu hóa đơn từ 5 triệu trở lên đã lỡ trả tiền mặt thì rất khó xử lý cho kỳ đó. Cách phòng ngừa duy nhất là quy định nội bộ: mọi khoản mua từ 5 triệu bắt buộc chuyển khoản từ tài khoản công ty.

Chuẩn chứng từ từ ngày đầu cùng DoanhNghiep360

Phần lớn chi phí bị loại bắt nguồn từ vài tháng đầu thiếu nề nếp. Trong gói dịch vụ của DoanhNghiep360, bạn được thiết lập hóa đơn điện tử, tài khoản kê khai thuế và hướng dẫn tổ chức chứng từ ngay khi nhận giấy phép; tổng chi phí từng gói xem tại bảng chi phí dịch vụ. Nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút.