2 người đại diện theo pháp luật: khi nào cần và lợi ích?

Nhiều chủ doanh nghiệp vẫn nghĩ công ty chỉ được phép có một giám đốc đứng tên trên giấy phép. Thực tế, mô hình 2 người đại diện pháp luật công ty hoàn toàn được quy định pháp luật cho phép và ngày càng phổ biến, nhất là với các công ty có hai nhà sáng lập hoặc người điều hành thường xuyên đi công tác. Bài viết này giúp bạn hiểu khi nào nên đăng ký hai người đại diện và cách phân quyền để tránh rắc rối về sau.

Quy định về số lượng người đại diện theo pháp luật

Theo quy định pháp luật hiện hành, công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người phải được ghi rõ trong điều lệ công ty. Nếu bạn đang soạn điều lệ cho công ty hai thành viên, có thể tham khảo mẫu điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên để thấy cách trình bày phần này.

Từ 01/07/2025, thủ tục đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP với định hướng số hóa mạnh. Thông tin của từng người đại diện theo pháp luật đều được ghi nhận trên hồ sơ đăng ký, vì vậy việc kê khai chính xác ngay từ đầu rất quan trọng.

Khi nào nên đăng ký 2 người đại diện theo pháp luật?

• Người điều hành hay vắng mặt: giám đốc thường xuyên công tác xa hoặc ở nước ngoài, cần người thứ hai tại chỗ để ký hồ sơ thuế, ngân hàng, hợp đồng đúng hạn.
• Hai nhà sáng lập góp vốn ngang nhau: mỗi người cùng đứng tên đại diện giúp cân bằng quyền điều hành, hạn chế cảm giác một bên nắm toàn quyền.
• Công ty có hai mảng kinh doanh tách biệt: mỗi người đại diện phụ trách ký kết cho một mảng, ví dụ một người lo thương mại, một người lo dịch vụ.
• Dự phòng rủi ro: khi một người ốm đau, mất liên lạc hoặc bận việc cá nhân kéo dài, người còn lại vẫn duy trì hoạt động bình thường.

Lợi ích thực tế khi có hai người đại diện

Lợi ích lớn nhất là hoạt động của công ty không bị đình trệ. Mở tài khoản ngân hàng, ký chứng từ kê khai thuế, nhận bàn giao con dấu, ký hợp đồng với khách hàng đều cần chữ ký người đại diện. Thực tế khi xử lý hồ sơ, chuyên viên DoanhNghiep360 từng gặp trường hợp công ty chỉ có một giám đốc và người này đi nước ngoài ba tháng: hồ sơ ngân hàng và hợp đồng thuê mặt bằng phải chờ, suýt mất luôn mặt bằng đẹp. Nếu đăng ký hai người ngay từ đầu, mọi việc trong danh sách việc cần làm sau khi nhận GPKD đã được xử lý song song.

Phân định quyền hạn trong điều lệ thế nào cho an toàn?

Có hai người đại diện không có nghĩa là ai ký gì cũng được. Điều lệ nên ghi rõ phạm vi của từng người: ai ký hợp đồng giá trị lớn, ai ký hồ sơ thuế, ai làm việc với ngân hàng. Nếu điều lệ không phân định rõ, mỗi người đại diện đều có thể bị xem là có đủ thẩm quyền trước bên thứ ba, dễ phát sinh tranh cãi nội bộ khi một người ký cam kết mà người kia không đồng ý. Với ngành kinh doanh thuộc danh sách ngành nghề có điều kiện 2026, càng nên quy định rõ ai chịu trách nhiệm duy trì điều kiện hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký 2 người đại diện có tốn thêm phí nhà nước không?

Không có khoản phí riêng cho việc có thêm người đại diện. Bạn chỉ cần kê khai đầy đủ thông tin cả hai người trong hồ sơ đăng ký thành lập hoặc hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Công ty đang có 1 người, muốn thêm người thứ hai thì làm sao?

Bạn sửa đổi điều lệ, thông qua quyết định nội bộ rồi nộp hồ sơ thay đổi đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Lưu ý mức vốn điều lệ khi thành lập công ty và cơ cấu góp vốn không bắt buộc phải thay đổi theo, hai nội dung này độc lập với nhau.

Hai người đại diện có cùng chịu trách nhiệm không?

Có. Mỗi người chịu trách nhiệm về phần việc thuộc thẩm quyền của mình theo điều lệ, đồng thời cùng có nghĩa vụ bảo đảm công ty tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động kinh doanh.

Cần thiết kế mô hình 2 người đại diện? Trao đổi với DoanhNghiep360

Nếu bạn chưa chắc nên để một hay hai người đứng tên, hãy nhắn Zalo cho DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút. Chuyên viên sẽ giúp bạn chọn phương án phù hợp, soạn điều lệ phân quyền rõ ràng và lo toàn bộ thủ tục trong gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh có từ 5 ngày làm việc khi hồ sơ hợp lệ.