Đổi tên công ty: thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp hoạt động một thời gian rồi muốn đổi sang tên mới cho hợp với định hướng kinh doanh là chuyện rất bình thường. Tin tốt là đổi tên công ty thủ tục không phức tạp như nhiều người nghĩ: mã số doanh nghiệp giữ nguyên, mã số thuế giữ nguyên, công ty không phải giải thể hay lập mới. Bài viết này hướng dẫn bạn quy trình 5 bước, hồ sơ đổi tên công ty cần những gì và các việc bắt buộc phải làm sau khi có tên mới.

Đổi tên công ty có làm thay đổi tư cách doanh nghiệp không?

Không. Khi đổi tên, doanh nghiệp vẫn giữ nguyên mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế), lịch sử hoạt động, quyền và nghĩa vụ đã phát sinh. Các hợp đồng đã ký với tên cũ vẫn có hiệu lực bình thường. Tên mới chỉ thay đổi cách doanh nghiệp xuất hiện trên giấy tờ và thị trường. Hiện nay việc đăng ký thay đổi được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP với thủ tục đã số hóa, thuận tiện hơn nhiều so với trước.

Quy trình 5 bước đổi tên công ty

1. Bước 1: Chọn tên mới và kiểm tra trùng. Tên mới phải gồm loại hình kèm tên riêng, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Nên kiểm tra kỹ trước khi họp nội bộ để khỏi mất công làm lại.
2. Bước 2: Thông qua quyết định nội bộ. Tùy loại hình mà chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ra quyết định đổi tên và sửa điều lệ tương ứng. Nếu chưa rõ cơ cấu quyết định của từng loại hình, bạn có thể xem thêm bài chọn loại hình TNHH hay cổ phần.
3. Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ. Gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, quyết định và biên bản họp về việc đổi tên, kèm giấy ủy quyền nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật.
4. Bước 4: Nộp hồ sơ và nhận kết quả. Hồ sơ nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính TP. Hồ Chí Minh. Hồ sơ hợp lệ được xử lý trong khoảng 5 ngày làm việc, GPKD mới cấp bản điện tử.
5. Bước 5: Cập nhật sau khi có tên mới. Khắc lại con dấu, đổi bảng hiệu, cập nhật hóa đơn điện tử, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và thông báo cho đối tác.

Đổi tên công ty mất bao lâu?

Nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, thời gian xử lý tại cơ quan đăng ký khoảng 5 ngày làm việc. Phần tốn thời gian nhất thường nằm ở khâu chuẩn bị: chọn tên không bị trùng, soạn quyết định và biên bản đúng thể thức. Thực tế khi xử lý hồ sơ, chuyên viên DoanhNghiep360 thường gặp trường hợp khách tự nộp bị yêu cầu sửa đổi bổ sung vì tên mới gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác hoặc biên bản họp thiếu nội dung, mỗi lần sửa lại mất thêm vài ngày chờ.

Sau khi đổi tên: những việc bắt buộc phải xử lý

• Con dấu: dấu cũ khắc tên cũ nên phải khắc lại. Tham khảo bài khắc con dấu công ty mất bao lâu và chi phí để chủ động thời gian.
• Hóa đơn điện tử và chữ ký số: cập nhật tên doanh nghiệp mới trước khi xuất hóa đơn tiếp, tránh hóa đơn sai tên bị đối tác trả lại.
• Tài khoản ngân hàng: mang GPKD mới đến ngân hàng cập nhật tên chủ tài khoản.
• Bảng hiệu tại trụ sở: thay bảng hiệu theo tên mới để khớp với thông tin đăng ký.
• Hợp đồng và đối tác: gửi thông báo đổi tên kèm GPKD mới; với hợp đồng dài hạn nên ký phụ lục ghi nhận tên mới để chứng từ thanh toán hai bên khớp nhau.

Câu hỏi thường gặp khi đổi tên công ty

Đổi tên công ty có phải đổi mã số thuế không?

Không. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế và giữ nguyên suốt quá trình hoạt động. Bạn chỉ cần cập nhật tên mới trên hóa đơn, chữ ký số và các tài khoản giao dịch.

Đổi tên cùng lúc với đổi người đại diện được không?

Được. Nhiều doanh nghiệp gộp các thay đổi vào một lần nộp để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn dự định thay cả người đứng tên, xem trước bài thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật để chuẩn bị hồ sơ một lượt.

Tự làm hay thuê dịch vụ đổi tên?

Nếu bạn nắm rõ thể thức quyết định, biên bản họp và quy tắc đặt tên thì có thể tự làm. Nếu muốn chắc chắn một lần là xong, dịch vụ sẽ kiểm tra tên trước, soạn toàn bộ giấy tờ và theo dõi hồ sơ giúp bạn, đồng thời lo luôn phần khắc dấu, cập nhật hóa đơn sau đổi tên. Việc vận hành kế toán sau thay đổi cũng nên rà lại, bạn có thể tham khảo bài doanh nghiệp mới nên thuê kế toán hay tự làm.

Cần đổi tên công ty nhanh gọn? DoanhNghiep360 lo từ A đến Z

DoanhNghiep360 hỗ trợ kiểm tra tên mới miễn phí, soạn hồ sơ, nộp và theo dõi đến khi có GPKD bản điện tử, một đầu mối từ giấy phép đến con dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử. Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty mới, có thể chọn ngay gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp: Gói Tinh Gọn 1.599.000đ hoặc Gói Đầy Đủ 3.599.000đ đã kèm dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử và kê khai thuế ban đầu. Thanh toán 50/50, hoàn 100% phí nếu không xử lý được GPKD. Nhắn Zalo cho chuyên viên DoanhNghiep360 để được tư vấn miễn phí, phản hồi trong ít phút, hoặc xem chi tiết quy trình dịch vụ tại đây.